Image by Thomas Vimare

TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Hailuodon elinkeinotoimijat ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.3.2022. Viimeisin muutos 23.3.2022.

 

1. Rekisterinpitäjä

Hailuodon Elinkeinotoimijat ry (Visit Hailuoto)

Luovontie 139, 90480 Hailuoto

041 313 7043

info@visithailuoto.fi

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava

Timo Rantasuo, 040 026 9688, timo.rantasuo@luodon.com

3. Rekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (suostumus luovuttaa uutiskirjeen tilaamisen aikana sähköpostiosoite rekisteriin tai liittymisen yhteydessä järjestettyyn rekisterin ylläpitoon tarvittavat tiedot jäseneksi tulemiseen)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena Visit Hailuoto sekä sopijaosapuoli (jäsen) tai uutiskirjeen tilaaja (käyttäjä).
- noudatamme yleistä tietosuojalakia https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050

- julkisen tehtävän hoitaminen (mihin perustuu), tai
Yhdistykseen liittyessään on tietosuojavaltuutetulla oikeus käydä lävitse jäsenyyteen tarvittavat tiedot, jotka luetellaan myös liittymislomakkeessa. Näitä tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle eikä niitä käytetä markkinointitarkoitukseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi ja jäsenrekisterin ylläpito.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yrityksen nimi, yritys/organisaatiotunnus (Y-tunnus), yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Uutiskirjerekisterissä ylläpidetään ainoastaan annettua sähköpostiosoitetta niin kauan, kunnes tilaaja peruu ja pyytää poistamaan osallistumisensa tilaamiseen. Sähköpostiosoitetta ei säilytetä yleisessä rekisterissä vaan se on piilossa palvelussamme. Osoitetta ei luovuteta kolmansien osapuolien tai yleismarkkinoijien käyttöön.

Tietojen säilyttämisaika jäsenten osalta on heidän jäsenoikeuden ajanjakso. Uutiskirjetilaajien rekisterin säilyttämisaika on siihen asti kunnes uutiskirjeen tilaus peruutetaan tai uutiskirjeen lähettäminen poistetaan rutiinista.

Uutiskirjeen sähköpostiosoitteet anonymisoidaan tilaamisvaiheessa. Niihin ei liitetä henkilötietoja.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä lomakkeista, sähköpostitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä. Näitä ei liitetä automaattisesti rekistereihimme ilman lupaa.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja ei voida siirtää rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Tiedot luovutetaan Wix.com- palveluntarjoajan ylläpitämään rekisteriin joka on rekisteröity yksinoikeudella Visit Hailuodon (Hailuodon elinkeinotoimijat ry:n) omaksi rekisteriksi eivätkä he pääse käsiksi rekisteriin. 

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

 

Hailuodon elinkeinotoimijat ry

Luovontie 139, 90480 Hailuoto

Suomi

 

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisterinpitäjä ei vastaa logistisista ongelmista joita kirjallinen vaade saattaa kohdata.

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).